每到年終歲尾，大家都會被上級要求做工作的總結和計劃，日常工作中，也經常要做，似乎是一項普通和簡單的工作，其重要性和意義毋庸置疑，不必贅述，但我們很多人卻總是苦惱于如何將它做得更為詳實和科學。因為從事人力資源工作，經常可以接觸到各個層面的同事所做的總結和計劃，同時也通過和以德赫斯公司為代表的歐美國家企業工作人員的接觸，了解了他們是如何做工作總結和計劃的，真是千差萬別，便越來越深地感覺到，總結和計劃，是一項講究科學性和系統性的工作，是有很多工具可以應用的，它能直接帶動工作績效。大家表面上重視，但卻缺乏方法，難以切實做到PDCA（計劃、實施、檢查、處理），導致很多時候，我們所做的總結和計劃，帶有明顯的“中國式”特點。
首先就讓我們來看看，“中國式”同“歐美式”的總結和計劃有哪些區別：
（圖表）
并不是崇洋媚外，看了上述區別，我們不得不佩服“老外”在工作總結和計劃上的先進性，也許我們就可以從“目的、內容、形式、后續跟蹤”這四個方面來努力，引入“歐美式”思維方式，來做好工作總結和計劃。
一、目的
首先，一定要深刻理解這一點，總結和計劃是為自己而做的，為了全面掌握和分析自己各方面工作的實際狀態和情況，從而改進績效，也為了事前做好實施方案，促進目標更好達成，所以這就決定了無論有沒有人要求，我們都應該在單項、或者階段性工作開始前做充分計劃，并在結束后，做全面總結。擺正了這件事的目的，就決定了做這件事的頻率和要求，一定是每個單項和階段性工作之前之后都要做，一定是為了分析問題所在，并在下一個管理循環中改進而做。
二、內容
總結中的每一處表述，一定是切實反映工作完成的流程、程度、結果、問題、建議、改進方案等。計劃則務必包括目標、促進目標達成的關鍵方面、計劃達成的考核指標、具體行動計劃等幾個重點。這里特別向大家推薦一種做工作計劃的好方法——平衡計分卡（詳見蘇珊娜特納《管理者的管理工具》第三版），簡單用圖來表示這種方法的思維方式如下：
（圖表）
用這種方式制定工作計劃有如下步驟：
1. 確定總體目標
2. 將目標分解為幾個主要方面
3. 為每個方面設定策略目標
4. 確定每個策略目標的實現有哪幾個關鍵制勝因素
5. 確定衡量策略目標是否實現的量化指標
6. 為目標實現、指標達成設定行動計劃
最終，將構想和戰略轉化為切實的行動計劃，以往工作中我們經常省略前幾個環節，目標還不清晰的時候，就直接想什么時間做什么，耗費很多精力，但卻事倍功半。另外，如何確定衡量工作效果的量化指標也是個難點，但這卻是總結和計劃能否切實的關鍵。在整個總結和計劃過程中，都應該遵循“SMART”原則：
（圖表）
這是一種方法，也是一種思維方式，看似很簡單，卻有很系統的效果，首先設立整體目標，分項再設目標，使所有構想或戰略轉化為行動，員工所有行動圍繞目標達成；其次，關鍵制勝因素要求員工思考各項工作的關鍵點，工作不盲目；第三，策略性標準實際就是員工給自己設定的考核指標，要求量化，為我們設定考核KPI指標提供了素材；第四，可經常反饋總結，監督各部門、崗位員工工作進展； 最后，可以企業總體計分卡為基礎，按部門和層次向下創建更為詳細的卡片，以便將企業整體戰略分解到日常工作中。
三、形式
曾經有一次參加有德赫斯公司財務總監參與的會議，我們的工作人員在匯報時，用“提高了、增強了……取得了很好的效果”來描述工作成果，當時Max先生馬上條件反射般地問了幾個數據，用以幫助他了解工作的實際進展，這種數據化的思維深入西方人的腦子，可偏偏難以貫徹到我們東方人工作的各個方面。其實數據就在我們手邊，整理和分析數據的方法多年前就已經被管理界整理并傳授出來，只是我們沒有關注和掌握。比如進行數據分析時，通常應進行四個方面比較：和自身的同比、環比，和外界的競爭對手和行業平均標準比。還有很多管理工具可以應用到總結與計劃中，比如下面這些：
（圖表）
總之，用詳實的數據、事實，采取簡明直觀的表達方式，替代原來那些模糊的語言描述，可以直接有效地幫助我們做出總結和計劃。
四、后續跟蹤
去過日資企業參觀，前段時間又去了寶馬公司參觀，無論日式的精益管理或是歐美的看板管理，無一例外都在強調把工作成果明確直觀地體現出來。要求生產部各班組做提升效率的改革改造，就要求每個月都把改進項目的現場圖片、效率提升數據張貼在看板上；要求某部門通過培訓提升員工素質，就把全年培訓甘特圖貼在看板上，每過一個月更新一次進度條……每一項計劃的確定，一定有持續的跟蹤，跟蹤的結果一定和員工、部門的績效掛鉤。這樣工作總結和計劃才能成為推動績效提升的有力工具，它才不再是我們形式上的負擔，而是每天工作都離不開的伙伴。
做好工作計劃和總結，首先是觀念和認識上的改變，其次掌握工具和方法，然后應用在實際工作中，要做到后續的跟蹤，以及與績效考核的掛鉤。如果單憑提倡有能力和領悟力的員工自己應用，但不設定明確的方式、流程、考核要求，那么可能只有這些員工有提高，所以在摸索出合適的工作計劃管理模式后，集體去應用和實踐，這樣才能大幅促進組織績效的提升。
親愛的同事們，就從你馬上要做的這項工作總結和計劃開始，掀起一股“歐美范兒”吧！
